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如何正确选择企业项目的物资采购方式
 [打印]添加时间:2016-05-17   有效期:不限 至 不限   浏览次数:468
 

如何正确选择企业项目的物资采购方式

 

          物资采购工作是工程建设项目的三大环节之一,在宏观层面遵循项目物资采购管理原则和中观层面运用有效的管理工具后,微观层面的采购方式的确定是工程建设项目物资采购工作的重心。

    本文依据相关采购的法律法规,在归纳企业项目物资采购特点的基础上,结合采购工作实践,提出了企业项目物资采购方式选择的原则与方法,以期对采购工作作业层面起到一定的借鉴参考作用。

    一、常见的采购方式

    所谓采购方式,是指组织或个人在采购货物、工程、服务时采取的具体方法和形式。要了解采购方式,须先了解有关采购的法律法规:

    1.《招标投标法》

    《招标投标法》要求在公开、公平、公正和诚实信用原则下,对招投标的程序内容进行了规范;《招标投标法》提出了招标的采购方式,分为公开招标和邀请招标。

    (1公开招标:是指招标人以招标公告的方式邀请不特定的法人或者其他组织投标。

    (2邀请招标:是指招标人以投标邀请书的方式邀请特定的法人或者其他组织投标。

    2.《政府采购法》

    政府采购是指各级国家机关、事业单位和团体组织,使用财政性资金采购依法制定的集中采购目录以内的或者采购限额标准以上的货物、工程和服务的行为。《政府采购法》规定,公开招标应作为政府采购的主要采购方式。

    《政府采购法》规定的采购方式有:

    (1公开招标:关于公开招标,需注意如下事项:

    ①公开招标的数额标准由相应的人民政府规定;

    ②因特殊原因需要采用公开招标以外采购方式的,需事前获得批准;

    ③不得将应当以公开招标方式采购的物资或服务化整为零或以其他任何方式规避公开招标采购。

    (2邀请招标:当具有特殊情况、只能从有限范围的供应商处采购的或者公开招标费用占比较大的,可以采用邀请招标方式采购。

    (3竞争性谈判:招标失效、技术特殊、时间紧急、无法估价等情况下可以采用竞争性谈判采购方式。

    (4单一来源采购:单一供应商、紧急情况、一致性且合同额占比10%内等情形,可以采用单一来源采购。

    (5询价:技术规范标准明确统一、货源充足且价格变化幅度小,可以采用询价采购方式。

    3.《工程建设项目招标范围和规模标准规定》

    《工程建设项目招标范围和规模标准规定》(原国家计委2000年第3号令,简称“3号令,是对必须进行招标的工程建设项目的具体内容和规模标准进行明确的法规。

    3号令是《招标投标法》、《政府采购法》的配套文件,没有提及招标之外的采购方式,仅就招标采购方式的工程建设项目的范围和规模进行了明确的规定,主要规定如下:

    (1必须进行招标采购的项目类型:公共基础设施项目、公用事业项目、国有资金投资项目、国际融资项目、国际组织或外国政府资金项目。

这些项目的共性是资金来源为财政资金、国有投资资金、国际组织或外国政府资金。

    (2必须进行招标采购的规模标准:施工单项合同估算在200万元以上;物资单项合同估算在100万元以上;服务单项合同估算在 50万元以上;单项合同估算低于上述标准,但项目投资在3000万元以上。

    综上所述,从上述采购法律法规来看,采购方式主要有:公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价等五类。企业在工程建设项目进行物资采购时,通常是参照上述法律法规,制定本企业的采购管理规定,其中的采购方式主要有:邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价、协议采购(集中采购、协议供货)等五类,各种采购方式选择的条件则须看项目资金来源、企业性质和物资性质。

    针对项目建设的情况,究竟采取何种采购方式才能更好服务于工程项目呢?首先,须看项目的资金来源:采购方式必须遵循资金提供方的意志。其次,若为国有企业,无论资金来源如何,必须遵循3号令规定。最后,除上述情形之外,可根据企业工程建设项目中那些可能影响采购方式的物资采购特性来选择适宜的采购方式。

    二、企业项目物资的采购特性

    1.品种多样性

    品种多样性指项目物资品种的多样性。一般项目涉及物资有工艺主机、辅助机电设备、水暖设备、电气设备、各类材料。

    项目物资品种的多样性决定了项目物资的采购方式需依物资的不同性质而确定,专业采购成为必要。

    2.采买重复性

    采买重复性指企业因主营业务一定时期内相对固定、一定时期内采购的项目物资的重复性。

    采买重复性决定了一定时期内需重复与同类型供方合作,也使采购人员对物资达到专业了解成为可能此种情况下,采购方式的选择会影响采购的效果,专业采购也成为可行。

    3.供应系统性

    供应系统性指工程项目含多个系统,设备有主辅,安装须先后,工程是系统。

供应系统性要求包括物资供应在内的项目工作系统化,因而必须要求供方配合项目,做到到货、现场服务、售后服务等工作的及时、系统。如何选择合适的采购方式、确定合适的供方,值得关注。

    4.综合经济性

    工程项目包含设计、采购、施工等几大环节,物资供应还存在质量与监造成本高低、交付是否及时、现场指导及调试消缺的配合是否积极主动和费用的多寡、协调是否流畅及人力成本等,所以项目物资采购的经济性不仅取决于采购合同价格,还取决于相关的多种因素。

    综合经济性要求在采购环节树立总成本理念,平衡效率与效益,兼顾价格与服务,追求总成本最低化,达到“保质、保量、及时、经济、安全”的项目物资供应的总要求,进而选择适宜的采购方式,确定供方,实现采购总成本最低的综合经济性目标。

    三、采购方式选择的原则与建议

    正是由于企业项目物资采购的以上特性,决定了企业根据实际情况、选择适宜的采购方式成为可能和必须:品种多样性让专业采购成为必要,采买重复性使战略采购成为趋势,供应系统性使供方的综合响应能力成为评判的主要指标,综合经济性使合同价格之外还需考量采购总成本。

    在现有法规规定和企业目前普遍采用的采购方式基础之上,结合多年采购工作实践,笔者提出如下在依法合规的前提下选择采购方式的建议原则与方案:

    1.条件具备,定向采购

    定向采购,类似于上述的单一来源采购方式,选择原因却有区别,是基于对物资技术要求、制造工艺、当时价格等确切掌握,这就要求采购基础数据库信息健全、有效。采购基础数据库的建立与管理因品种多样性而必要、因采买重复性而可能。

    定向采购有利于供方工艺的不断改进、产品质量的稳步提高、价格水平的不断降低、服务水平的逐步提升,也有利于供方忠诚度的提高和有效防范采购人员的道德风险。

    定向采购需注意选择条件的具备,定向供方的AB或ABC备选方案等问题。

    定向采购是较为理想的采购方式,兼顾了效率与效益。其他的采购方式都应当积极创造条件,待条件具备之时,转换成定向采购。

    2.技术要求明确、市场竞争性强的通用设备,询价采购

    一般通用型设备、工程材料、技术成熟市场产品充足的物资多采用询价采购方式,合同额有限也可作为询价采购方式的一个选择原因。

    原来还会根据合同额的大小区分密封报价(许多企业规定30万以下、10万以上)和传真报价(10万以下),随着互联网技术的发展与普及,现在均可通过电子邮箱等方式进行实际的密封报价。这样不仅大大提高了询价的快捷性,而且规避了传真报价因保密性差而带来的道德风险,由此可见科技的发展对采购方式的巨大影响。

    询价采购方式需要有良好的合格供方管理作基础。   

    3.技术要求不明、制作工艺过程或价格不清,两阶段招

    通过需方遵循“三公原则”(各方公平、过程公开、处事公正)和供需双方共同遵守的诚实守信原则、以期达到规范的合作关系之外,招标采购还有一个发现市场价格的重要功能,尤其是对于技术要求不明、制作工艺过程不清的设备。

    对于这类设备,通过足够数量和代表性供方参与的两阶段招标,通过技术交流和疑问澄清,需方可逐步掌握这类设备的技术要求、工艺过程,从而掌握价格组成及影响因素,为后续将设备转化为定向采购打下基础。

    除尘净化布袋收尘器用高温滤袋采购过程就是笔者亲历的典型案例。21世纪初期,除尘环保产业在国内兴起,其中净化效果良好的布袋收尘器开始被运用,但其关键部件高温滤袋当时几乎全部依赖进口,价格高昂、技术不清、工艺不明。笔者所在公司作为国内业内最大公司,需求量大,面对如此状况,通过几次广泛的邀请招标,通过技术交流、澄清答疑和现场参观,基本掌握了进口、合资、内资等各等级供方的产品性能、价格水平、价格组成,也一定程度上掌握了滤袋制作的工艺过程、质量保证节点、产品差异等,为后续根据具体项目需求、定向采购奠定了基础。

    4.供方资源有限的物资,谈判采购

    诸如NID脱硫除尘项目中的关键工艺设备给料机、混合器、消化器,新型建材硅酸钙板项目中大型主机压机,都是因技术精密、工艺复杂、所需资金较大的关键设备,导致供方资源有限、制作工艺不易掌握。这类设备的采购,只能是邀请相关的供方,进行技术、商务谈判,签订采购合同。

    对于该类设备,要注意发挥战略合作方培育的采购职能,利用项目、技术等优势,培育有潜力的供方,在设备技术、制造等方面进行突破,形成战略合作。NID脱硫除尘项目中的关键工艺设备给料机、混合器、消化器原均依赖法国进口,完全没有商务话语权,供应服务也不到位,严重制约了项目的实施。后经过培育设备的优质供方,协同公关,现已实现国产化,产品质量、设备性能均超越进口产品,价格大幅降低,服务大幅提升,极大助力了项目的实施,采购方式也转变成了战略合作的定向采购。

    面对具体项目的物资采购工作,在遵循依法合规前提下,有效运用适宜的管理工具、进行采购工作的周密计划后,厘清具体情形,选择适宜的采购方式,将有效实现采购职能、助力项目顺利实施。



 
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